La mayoría de las plataformas documentales solo te dan almacenamiento. NexDok te da el ciclo de vida documental completo — incluyendo firmas electrónicas nativas mediante el módulo integrado SignDok , con compartición externa segura, webhooks de eventos en tiempo real, una consola operativa y un registro de auditoría detallado. Una plataforma. Un contrato. Un registro de auditoría.
El almacenamiento es solo el comienzo. La mayoría de las «plataformas documentales» te obligan a comprar lo demás en otro sitio — y a vivir con las costuras. NexDok entrega cada capa, nativa, con una sola frontera de seguridad.
Firmas electrónicas nativas construidas por el mismo equipo — no por un socio OEM. Diseñadas para soportar flujos de firma electrónica estándar.
Distribuye documentos externamente sin renunciar al control. Los adjuntos de correo son cómo se filtran los documentos — los enlaces que tú controlas son cómo no.
Stream de eventos en tiempo real de grado producción. Más de 27 tipos de eventos que cubren todo el ciclo de vida. Firmado con HMAC, reintentable y reproducible.
Una app de administración dedicada para quienes mantienen sanas las integraciones — más un registro de auditoría detallado pensado para la rendición de cuentas y los registros listos para auditoría.
El puente entre NexDok y SignDok es bidireccional y orientado a eventos. Tú ves un solo flujo; la plataforma se encarga de la orquestación.
Desde cualquier documento, elige la versión, agrega firmantes (internos o externos), elige orden paralelo o secuencial, define plazos y recordatorios. En menos de 60 segundos.
Cada firmante recibe un enlace único a un portal con tu logo, colores y nombre. Leen el documento y firman escribiendo, dibujando o subiendo su firma — listo.
Cada evento de firma (notificado, visto, firmado, rechazado) actualiza la línea de tiempo del documento al instante — y dispara un webhook a tu CRM, ERP, Slack o agente de IA.
SignDok finaliza un PDF firmado con la evidencia de cada firmante y un certificado de firma criptográfico. Sin traspasos a terceros. Sin condiciones de carrera.
El PDF firmado regresa a NexDok como una nueva versión etiquetada del documento original. Buscable, descargable y registrado en auditoría. Tu contrato y su evidencia viven en el mismo lugar.
Cuando compartes un documento externamente a través de NexDok, el destinatario recibe un enlace controlado — no una copia en su bandeja. Mantienes el control de quién, cómo, cuándo y con qué visibilidad.
Enlaces únicos por destinatario atados al correo. Reenviar no otorga acceso.
Solo vista previa · descarga habilitada · o descarga con marca de agua por destinatario.
Fecha de caducidad obligatoria. Configurable hasta 90 días. Extensible sobre la marcha.
Código opcional fuera de banda. Tres intentos fallidos bloquean el enlace hasta restablecerlo.
Se firma un contrato → tu CRM actualiza la oportunidad en dos segundos, no en la próxima sincronización nocturna. Se descarga un documento confidencial → tu herramienta de seguridad lo marca para revisión. NexDok envía; tu stack reacciona.
Firmas HMAC-SHA256 · claves de idempotencia · cabeceras HTTP personalizadas · suscripción selectiva · registro completo de entregas con reproducción. Primera integración típica 1–2 horas.
Auditoría inmutable · exportaciones firmadas criptográficamente · retención controlada · una línea de tiempo por documento. Pensado para trazabilidad, rendición de cuentas y registros listos para auditoría.
Diseñado para soportar flujos documentales controlados y listos para auditoría — con firma nativa, compartición segura y un historial de actividad completo. Los requisitos específicos de cumplimiento y certificación varían según la organización y deben validarse con tu equipo legal o de cumplimiento.
La oportunidad de HubSpot pasa a Cerrado-Ganado. El middleware crea el registro del contrato en NexDok, sube el PDF generado y dispara la firma en orden secuencial: CEO y luego cliente. SignDok finaliza el PDF firmado y lo devuelve como una nueva versión. El webhook de NexDok se dispara document.signing_completed → tu sistema de aprovisionamiento inicia la incorporación del cliente automáticamente.
Resultado. El tiempo medio de cierre a incorporación baja de 4 días a 4 horas. Cero traspasos manuales.
El equipo de calidad redacta un nuevo SOP clínico en el editor de NexDok y lo envía a aprobación — Jefe de Departamento → Director de Calidad → CMO. La aprobación del CMO dispara la publicación. Se dispara un webhook a tu LMS, que asigna la confirmación de lectura a cada profesional afectado. SignDok recopila las confirmaciones; los registros firmados quedan atados a la identidad de cada profesional.
Resultado. Cuando una auditoría externa pide evidencia, el equipo reúne un único informe en lugar de armar una carpeta.
Eso es NexDok + SignDok. Construido por un equipo que ha trabajado en entornos regulados y sabía que «tenemos funciones» y «las funciones sobreviven a una auditoría real» no son lo mismo.
From regulated industries to family archives — real workflows running on NexDok across compliance, education, healthcare, finance, legal, government, and personal use.
Continuous evidence for SOX, SOC 2, ISO 27001, and the auditors that show up every quarter. Stop scrambling the week before the engagement — let NexDok keep the chain of custody for you.
Director of Internal Audit · SOX Program Manager
Quarterly SOX cycles run on schedule. PBC requests answered with API queries instead of folder hunts. Audit fees go down because evidence is already organized.
Audit-ready alwaysCISO · Security Compliance Manager
Webhooks file evidence automatically from your IdP, ticketing, and HR systems. Type II reports build on a foundation that’s already there — no pre-audit panic.
Continuous audit-readinessChief Audit Executive · Internal Auditor
A workspace per audit, document types per artifact, approval routing through audit lead. Internal audit becomes a queryable institutional memory.
External-auditor-readyAudit Partner · Engagement Manager
Workspace per engagement with strict client isolation. PCAOB inspections answered with a query, not a war room. Reliance and re-performance go faster.
PCAOB-grade trailChief Audit Executive · GRC Manager
Webhooks file control evidence from source systems. Notifications alert audit when expected evidence is missing. Failures surface in days, not at year-end.
Real-time risk sensorShowing 5 of 25 use cases · View the full library →
Your QMS, validated systems, and continuous-improvement library — all governed, version-controlled, and queryable in plain English.
Chief Quality Officer · QMS Manager
Document types per QMS artifact (Policy, Procedure, Work Instruction, Record). Surveillance audits go from a one-week scramble to a one-hour query session.
ISO 9001 surveillance & recertificationDirector of Regulatory Affairs · QA
SignDok produces signed PDFs with full event timelines. Tamper-evident audit log meets the equivalence-to-paper requirement — without a six-figure validated DMS.
FDA-inspection readyDirector of Continuous Improvement · Lean Six Sigma BB
Standard work, A3s, kaizen reports indexed automatically. Operators query “what’s the standard work for line changeover on machine 3?” from any device.
Improvement that compoundsShowing 3 of 25 use cases · View the full library →
Board minutes, strategic plans, and deal data rooms — the institutional memory of your organization, finally organized and answerable.
Corporate Secretary · General Counsel
Board-Confidential security zone keeps deliberations private. Ask answers “summarize all board decisions on [topic] in the last 24 months” with citations.
Searchable board archiveChief of Staff · Strategy Director
Quarterly reviews start with last quarter’s commitments — visible, queryable, unforgettable. Strategy becomes a living asset instead of an annual presentation.
Strategy that survivesHead of Corporate Development · Deal Lead
Workspace per deal with isolation. External buyers query the data room with citations. Diligence cycles compress from weeks to days.
Faster, defensible diligenceShowing 3 of 25 use cases · View the full library →
From accreditation self-studies to faculty credentials to district-wide policy hubs — education organizations turn NexDok into the source of truth for governance and learning.
Provost · Director of Institutional Effectiveness
DEAC, SACS, WASC, HLC, ABET, AACSB — collections mapped to standards. Reviewers query “how does the institution assess critical-thinking outcomes?” and get cited answers.
Continuous accreditation readinessVice Provost for Faculty Affairs · Department Chair
Credential gaps caught months before an accreditation visit. Curriculum reviews reference the actual current syllabus, not a year-old draft.
No more credential surprisesSuperintendent · District Compliance Officer
One workspace shared across every school. Principals query “what’s our current cell-phone policy?” on any device. Compliance reporting takes hours, not days.
Every school on current policyShowing 3 of 25 use cases · View the full library →
Clinical SOPs at the moment of care, HIPAA-controlled patient documentation, FOIA responses, and federal grant lifecycles — all governed, all searchable, all auditable.
Chief Medical Officer · Clinical Operations Director
Clinicians query “what’s the current protocol for hyperkalemia in the ED?” on any device. Joint Commission and DNV surveys go smoothly. Outdated-protocol incidents drop.
Current protocol every timePrivacy Officer · Compliance Director
PHI security zone with mandatory MFA. Audit log records every read of every PHI document. Tenant isolation guarantees PHI never crosses workspaces.
Defensible privacy programRecords Officer · FOIA Coordinator
Ask finds responsive records to specific requests. Time-limited release packages with full delivery audit. FOIA responses go out on time, every time.
Provable disclosure trailDirector of Sponsored Programs · Grants Manager
Collection per grant with full lifecycle docs. Single-Audit and program-specific audits clear without findings. NIH, NSF, DoE, HHS — all in one place.
Inspector-General readyShowing 4 of 25 use cases · View the full library →
Loan files exam-ready, KYC/AML evidence current, matter files queryable across the firm, and contract templates that start from your best version — not a junior’s first draft.
Chief Credit Officer · Loan Operations Manager
Collection per loan with required-metadata enforcement. OCC, FDIC, NCUA exam findings drop. New loan officers ramp faster — documentation is consistent.
Exam findings drop to zeroBSA/AML Officer · Compliance Director
Confidential-Compliance zone. Webhooks trigger refresh workflows. AML examinations move from weeks of preparation to hours. Refresh cycles never get missed.
Exam-ready in hoursManaging Partner · Practice Group Leader
Collection per matter with attorney access. Conflicts checking by querying party metadata. Knowledge management stops being aspirational and starts being operational.
Solo to BigLaw scaleGeneral Counsel · Knowledge Lawyer
Ask “show me strong indemnification clauses we’ve used in SaaS deals over $1M” with citations. Negotiations start from the firm’s best version, not a first draft.
Faster, better contractsShowing 4 of 25 use cases · View the full library →
From a personal document vault you can actually search, to family records that survive generations, to AI agents grounded in your real corpus — the same primitives, applied to deeply different problems.
Individual professional · Family head
Passports, deeds, wills, tax filings, medical records — all queryable. Ask “when does my passport expire?” or “what was my homeowner’s deductible?”
Digital safety-deposit boxFamily historian · Patriarch / Matriarch
Birth certificates, military service, immigration papers, photographs — preserved across moves and generations. A family history that survives the people who lived it.
Memory across generationsHead of AI · CTO · Innovation Director
Scoped API key · permission-aware retrieval · tenant isolation. The hardest part of building enterprise AI (retrieval + permissions) is solved by NexDok.
Custom AI, no leaksShowing 3 of 25 use cases · View the full library →
