La IA solo responde con lo que cada persona puede abrir.
Roles, colecciones, Access Groups y Security Zones deciden qué ve cada persona, y ese mismo filtro se aplica a la biblioteca, las descargas, cada búsqueda y cada respuesta de Ask.
Organizas por proyecto, cliente o equipo. Y eso decide quién ve qué.
Un documento puede estar en varias colecciones a la vez sin duplicarse. Basta con tener acceso a una de ellas para verlo.
Cuatro capas que se suman, nunca se restan.
Cada persona tiene un rol en el workspace.
La colección decide quién ve sus documentos; puedes conceder a personas.
Concede a un grupo; quien entra o sale del grupo gana o pierde el acceso solo.
Agrupa colecciones y concede una vez; las colecciones con herencia la aplican.
Mira el mismo workspace con los ojos de cada persona.
«Contoso Legal» · 4 personas · 3 colecciones.
Visible
Visible
Visible
Visible
No visible: sin permiso
No visible: no está en el grupo
Visible por la zona «Auditoría»
No visible
Deja de ser visible al instante
Datos de ejemplo.
Lo que no puedes abrir tampoco aparece en una respuesta.
La lista solo muestra lo que puedes abrir.
La URL de un documento ajeno responde «Document not found».
El filtro va dentro de la consulta.
La IA no recibe pasajes que no podrías abrir.
Lo que puede hacer cada rol.
Permisos claros, sin promesas que no se cumplen.
El permiso vive en la colección, no en cada documento.
Una zona concede acceso; nunca lo quita.
Un documento sin colección lo ve cualquier miembro.
Obligatoria para owners y admins al entrar con contraseña.
Concede a personas, grupos o una zona entera.
Desde «Manage access» el dueño de la colección o un admin concede Viewer, Editor o Manager, asigna una Security Zone y activa la herencia.
El auditor encuentra el expediente. Diego, no.
La misma búsqueda devuelve resultados distintos según quién la hace.
Expedientes 2026 · Informe de cierre Q3 · 79% match
Ningún resultado de «Expedientes 2026»
Owner, Admin, Editor y Viewer.
Private o Tenant-wide, con grants por persona.
Access Groups y Security Zones con herencia.
Obligatoria para owners y admins con contraseña.
¿Quién debería ver qué en tu equipo?
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